25 september 2024
Waarom zou je als organisatie ervoor kiezen om je salarisadministratie uit te besteden? Dit is namelijk een essentieel proces in de vertrouwensband tussen de organisatie en medewerkers. In deze blog kijken we naar de verschillende redenen en voordelen van het uitbesteden van jouw salarisadministratie.
Salarisadministratie is geen bijzaak
Salarisadministratie is voor veel organisaties geen kernactiviteit, maar als deze niet op orde is, zijn de poppen aan het dansen. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom er problemen ontstaan binnen jouw salarisadministratie. De continuïteit kan onder druk komen te staan door ziekte, zwangerschapsverlof, het vertrek van een collega of een andere reden voor uitval. Bij uitval van salarisadministrateurs wordt meteen duidelijk: één is geen. Je kunt namelijk niet verwachten dat een van de collega’s dit er even bij gaat doen.
Niet alleen door zichtbare oorzaken zoals uitval of vertrek van collega’s ontstaan problemen in de salarisadministratie. Helaas lijkt het vaak alsof de salarisadministratie in orde is omdat iedereen netjes wordt uitbetaald. Maar weet je bijvoorbeeld wel zeker of jouw backoffice goed ingericht is en salarismutaties gekoppeld zijn aan de opbouw vakantiegeld of pensioen?
Om te voorkomen dat er problemen kunnen ontstaan binnen jouw salarisadministratie wil je dat er vanuit vertrouwen en met bewezen expertise en kennis gewerkt wordt aan jouw salarisadministratie. Optimo, als erkende AFAS Partner biedt die zekerheid.
Oplossingen met persoonlijke aandacht
Zodra een collega uitvalt, kun je kiezen voor een tijdelijke oplossing, zoals detachering. Maar wil je liever een duurzame oplossing, dan wil je jouw salarisadministratie uitbesteden. Dit wil je niet zomaar doen, daarom wil je voor een partij kiezen die je vertrouwt en die jouw behoefte begrijpt.
Om echt in te zetten op een samenwerking, een partnership, werken de specialisten van Optimo graag op locatie. Dit houdt natuurlijk niet in dat onze specialisten dagelijks op locatie zijn, maar wel dat we samen de behoefte en frequentie afstemmen. Wij geloven er namelijk in dat dit dé manier is om te begrijpen wat er bij jouw organisatie speelt. Op deze wijze leren we niet alleen de mensen op de werkvloer kennen, maar kunnen we samen sparren om tot oplossingen te komen die werken voor jouw organisatie. Zo kunnen onze specialisten jou namelijk echt ontzorgen.
Inzicht in jouw problemen
Voordat onze specialisten aan de slag gaan, wil je misschien zeker weten dat jouw processen aan de achterkant optimaal zijn ingericht. Daar hebben we zelf een payrollscan en een HR-scan voor ontwikkeld. Met de uitkomsten van deze scans kunnen we je inzichtelijk maken waar optimalisatiekansen zitten en hoe we het maximale uit jouw backoffice kunnen halen. Op basis van data zullen we een advies opstellen, zodat jij inzichtelijk krijgt wat er verbeterd kan worden of wat er misschien wel fout gaat.
In onze aanpak staat niet alleen het uitvoeren van een goede salarisadministratie centraal, maar ook de vraag: hoe zorgen we dat dit makkelijker en efficiënter gaat?
Makkelijker kunnen we het maken
Om jouw salarisadministratie makkelijker en efficiënter te maken krijg je als je kiest voor Optimo Payroll Outsourcing een keuze: wil je deze compleet uitbesteden of doe je een deel zelf?
Als je ervoor kiest om jouw salarisadministratie gedeeltelijk zelf te blijven doen kun je, naast enkele basiswerkzaamheden, kiezen welke dienstverlening je wel of niet afneemt. We kijken samen met jou wat voor maatwerkpakket past, zo weet jij altijd zeker dat je afneemt wat je echt wilt.
Dit betekent niet dat je minder persoonlijke ondersteuning van Optimo hoeft te verwachten: onze specialisten staan namelijk nog steeds voor je klaar. Daarnaast begeleiden ze jouw collega’s ook, zodat zij leren wat ze nodig hebben om hun eigen werk optimaal uit te kunnen voeren en het maximale uit maatwerkoplossingen te halen.
Daarnaast werken wij altijd voor een vaste prijs per maand. Zo weet je waar je aan toe bent: we willen vervelende verrassingen voorkomen.
Er staat altijd iemand voor je klaar
Organisaties willen vertrouwen op degene die de zorgen van de salarisadministratie overneemt, daarom werken we bij Optimo met één vast aanspreekpunt voor jouw organisatie. Je kunt diegene elke dag, en op elk moment van de dag bellen. Zo weet je zeker dat er altijd iemand voor je klaar staat.
Bij Optimo krijg je in principe binnen de afdeling Outsourcing een aanspreekpunt, terwijl diegene kan bouwen op de ervaring en complete kennis van alle specialisten van Optimo. Met deze werkwijze garanderen wij dat je met een team komt te werken dat jij kent, maar dat ook jouw werkwijze kent. Intern wordt er namelijk veel aan kennisdeling gedaan, en weet het team dat achter de schermen voor jou werkt alle ins- en outs over jouw bedrijfsvoering.
Om te zorgen dat ons team op de hoogte is van nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving vinden we het belangrijk om kennissessies te organiseren. Wij investeren in het up-to-date houden van kennis. Dit doen we niet alleen intern, maar ook extern. Zo laten wij onszelf, en klanten met interesse, bijpraten door experts. Dit is een van de manieren waarop we bij Optimo altijd bezig zijn om onze kennis en processen te verbeteren. Zodat jij je op jouw core activiteiten kunt focussen en wij de rest uit handen nemen.
Wil je meer weten?
Ben je benieuwd geworden naar de mogelijkheden of wil je meer weten over het uitbesteden van jouw salarisadministratie? Neem dan contact met ons op. We gaan graag het gesprek met je aan!