29 november 2024
Je organisatie groeit – en systemen groeien met je mee. Precies dat is het mooie van AFAS, want dit platform is constant in ontwikkeling. Maar wat als het landschap van je systeem zo ingewikkeld is geworden dat Excel-documenten je tijdelijke overzichten vormen? Foutgevoelig, veel onderhoud en niet ideaal. Daarom klopte Brocacef bij ons aan voor hulp. Hoe dat ging? Esther IJsselstijn vertelt er meer over.
Nieuwe stappen maken
Esther, senior projectleider binnen Optimo, begeleidt klanten dagelijks naar structuur en efficiency vanuit haar rol. “Ik houd me bezig met optimalisatieklanten. Klanten die dus al met AFAS werken en hierin nieuwe stappen willen maken. Als projectleider ben ik het aanspreekpunt voor de klant. Tijdens een optimalisatie werken we met verschillende collega’s samen aan het resultaat. Fijn als je dan met één persoon kunt schakelen”, vertelt Esther. En minstens zo fijn als je weet waar je aan toe bent. “Daarom werken we met abonnementen. Vaste urenbundels en consultants die exclusief voor jou gereserveerd zijn. Een projectaanpak aangepast op jouw wensen. Zo weet je altijd waar je aan toe bent, en wat je het komende jaar nog allemaal kunt optimaliseren.”
Brocacef klopte aan
Die projectaanpak? Die sprak Brocacef wel aan. Want als ruim 5.000 medewerkers tegen het systeem aanlopen, is het tijd voor verandering.
Na een fusie van twee ondernemingen in 1969 ontstond wat vandaag Brocacef is. Maar het verhaal begon meer dan 200 jaar geleden; toen oprichter Willem Brocades in 1798 zijn apotheek begon. In al die jaren is de missie van Brocacef gelijk gebleven: zorgen rond de zorg wegnemen. Met zo’n groot medewerkersbestand én meerdere dochterondernemingen, had het eigen systeemlandschap ook wat zorg nodig. Esther vertelt: “Ze klopten bij ons aan voor advies. Ze werkten al met AFAS, maar maakten te weinig gebruik van alle functionaliteiten. De kernvraag: optimaliseren of herimplementeren? Uiteindelijk zijn we voor een optimalisatie gegaan.”
En dat begon groots … want een grote organisatie vraagt om slagkracht. “We gingen aan de slag met het optimaliseren van Payroll en HR. Het project startte met een Payroll-scan. Bij zo’n scan gaan we met een stofkam door de complete Payroll-inrichting. Dit rapport beschrijft tot in detail wat we hebben aangetroffen. Die scan alleen al duurde bij Brocacef 21 dagen.” AFAS ging onder een vergrootglas en de conclusie was duidelijk: er viel nog veel winst te behalen voor Brocacef. Want als de salarisadministratie in Excel gebeurt, loop je niet alleen kansen mis – je loopt ook risico. “Dat risico gingen we nu voor eens en voor altijd elimineren. En aan mij de taak om de klant door deze optimalisatieslag te begeleiden” vertelt Esther.
Samen werken aan beter ondernemen
Alleen samen maken we optimale stappen. Daarom werken we bij zo’n optimalisatie altijd met een stuurgroep. Daarin? De stakeholders die besluiten nemen. In het projectteam zitten de key-users. Esther vertelt: “Bij een dergelijk project werken we altijd met een vast team van consultants én een projectleider. Mijn taak? De mijlpalenplanning, inzet en budget bewaken. Ik ben de verbindende factor tussen de klant en het projectteam.” Een vast team is niet alleen efficiënt – het is ook prettig voor de klant. “Een optimalisatietraject kan best intensief zijn. Zeker als het om zo’n grote onderneming gaat. Je zit vaak bij elkaar en bouwt echt een band. Mede door die band zijn we succesvol. Want sámen zorgen we voor het beste resultaat.”
Hoe ging dat voor Brocacef?
In de zomer van 2023 startte Brocacef met het optimalisatietraject. Het project is in het voorjaar van 2024 afgerond. “Het was alle hens aan dek. De focus lag in de eerste instantie op Payroll – maar wanneer je Payroll optimaliseert, kan dit niet zonder HR. HR kwam er dus eigenlijk direct bij. Samen hebben we de klus geklaard, waardoor Brocacef nu baas is van het systeem, en niet andersom.” Het effect van de optimalisatie? Meer rust én meer controle. Esther vertelt: “Door de optimalisatie is het vertrouwen in automatisering terug. En omdat Brocacef nu optimaal gebruik maakt van de functionaliteiten van AFAS, is het gebruiksgemak toegenomen. De kennis is geborgd in het systeem – en daarmee is het risico verdwenen. En ja: ook de Excel-lijsten zijn verdwenen.”
Verder ondernemen
Het project is afgerond, maar er liggen al mooie doelen voor de toekomst. Want Brocacef is continu in beweging. “AFAS blijft hier goed op aansluiten door de vele mogelijkheden die Profit biedt. Er liggen al nieuwe projecten op de plank. Het is geweldig dat je het vertrouwen van én in elkaar hebt om samen verder te gaan. En dat is ook meteen één van de mooiste dingen van het vak: sámen ondernemen,” vertelt Esther.
Wil je weten hoe jouw organisatie kan profiteren van een optimale AFAS-inrichting? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen jouw systeem kunnen verbeteren en efficiënter laten werken!