✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
26 januari 2021

Je hebt ervoor gekozen InSite te gebruiken als intranet. Dit wordt hét digitale punt waar alles samenkomt: interne processen, HR-documenten, nieuws en verjaardagen – slechts een greep uit de mogelijkheden. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers hun weg vinden op InSite? Armin Naem is AFAS Consultant bij Optimo en heeft een achtergrond in user experience design (UX). In zijn blog vertelt hij waarom UX belangrijk is bij het inrichten van InSite!

 

 

Een nieuw ERP-systeem

De overstap naar een nieuw ERP-systeem is spannend. Medewerkers staan misschien niet te springen om het oude vertrouwde systeem in te ruilen voor nieuwe software – en de nieuwe werkwijze die erbij komt kijken. Het laatste wat je wilt, is dat medewerkers geïrriteerd raken door het nieuwe systeem en dat er weerstand ontstaat. Het is daarom belangrijk dat gebruikers er makkelijk mee kunnen werken, en dat zij hun werkzaamheden in AFAS Profit snel verder kunnen oppakken na de livegang.

 

 

De implementatie

Het begint al tijdens de implementatie van AFAS Profit. Sommige organisaties hebben weleens de neiging teveel te focussen op de technische vertaling van de bedrijfsprocessen. Er wordt dan minder gedacht aan de inrichting aan de voorkant, wat ten koste zal gaan van de ervaring van de eindgebruikers. Door UX design mee te nemen in de implementatie, voorkom je teleurstellingen.

 

Hieronder drie tips voor het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid van jouw InSite-omgeving!

 

1. De snelste route

De basis van jouw InSite-omgeving is de informatiestructuur. Hiermee bepaal je de route van de pagina’s: hoe navigeert de gebruiker vanaf de homepagina naar andere pagina’s? Wanneer je dit duidelijk in kaart brengt, krijg je een beter beeld van hoe alle pagina’s met elkaar verbonden (moeten) zijn. Ook ontdek je zo of belangrijke pagina’s misschien te verstopt zitten, waardoor de gebruiker te vaak moet doorklikken. Gebruikers kunnen afhaken wanneer ze niet snel vinden waar ze opzoek zijn, of zullen vragen neerleggen bij de beheerders van de organisatie. Dit kan voorkomen worden!

 

Tip: via Gloomaps kan je eenvoudig de informatiestructuur in kaart brengen.

 

 

2. Maak wireframes

Voordat je begint met het inrichten van InSite, maak je een wireframe. Wireframes zijn schetsen waarmee je de opbouw, verhoudingen en navigatiestructuur van je site bepaalt. Dit geeft jou vooraf een beeld van hoe de pagina eruit zal zien wanneer je de secties plaatst zoals je zou willen. Dit bespaart je veel trial & error tijd en voorkomt dat je na het bouwen ontdekt dat de pagina bijvoorbeeld te druk wordt, of dat er functionaliteiten ontbreken. Daarnaast helpt het ook om op nieuwe ideeën te komen, of om een logischere navigatie te creëren naar andere pagina’s.

 

Zie hieronder een voorbeeld van een wireframe (schets) en de uiteindelijke InSite-pagina.

 

InSite inrichten - wireframe

 

InSite inrichten - voorbeeld

 

Tip: collega Chantal schreef eerder een blog over het inrichten van de look & feel van InSite.

 

3. Test met de gebruikers

Bij het inrichten van InSite zijn niet alleen de functionaliteiten belangrijk, maar ook de manier waarop medewerkers deze functionaliteiten gebruiken. Een jong iemand zal zich wellicht anders over de pagina bewegen dan een senior medewerker. Door de gebruiker centraal te stellen en te testen zullen alle leeftijdsgroepen een positievere ervaring hebben wanneer je InSite live gaat.

 

Doe dit door je gebruikers, en dus doelgroep, in kaart te brengen. Plan een moment in met bijvoorbeeld een jonge medewerker, een oudere medewerker en collega’s die meer of minder ervaring hebben met een intranet. Geef ze user tasks, oftewel gebruikerstaken. Met gebruikerstaken kijk je of én hoe de testpersonen een taak uitvoeren. Laat ze bijvoorbeeld een specifieke declaratie indienen, of check of ze belangrijke documenten kunnen vinden. Probeer hierbij een aantal verschillende taken te testen. Haal hier vervolgens je bevindingen uit: zie je dat meerdere medewerkers teveel moeten doorklikken? Of moeten ze bij bepaalde taken meer zoeken dan bij andere taken? Neem dit mee in de implementatie, zodat jouw medewerkers met plezier gebruik gaan maken van het nieuwe intranet!
   

 

Heb je hulp nodig bij het inrichten van InSite? Optimo heeft een groot team van AFAS Consultants die graag met je meedenken! Lees meer over AFAS Profit optimaliseren.

 

Armin Naem
AFAS Consultant