✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
14 augustus 2018

Haal jij echt álles uit jouw AFAS Payroll software? Durf jij de handen ervoor in het vuur te steken dat alles foutloos staat ingericht waardoor je optimaal gebruik maakt van het slimme systeem? Een payrollscan geeft jou duidelijkheid en zekerheid.

 

Het aanschaffen van nieuwe software is een uitgebreid proces. Na het bestuderen van diverse pakketten hak je de knoop door: dit pakket wordt het! Na een conversie van gegevens van het oude naar het nieuwe pakket, een kernimplementatie, de oplevering en – hetgeen waar alles om draait – het werken met de software, kan iedereen weer opgelucht ademhalen. De klus is geklaard en alles draait. Nu breekt er alleen met het oog op de salarisadministratie een spannend moment aan. Gaan de eerste verloningen goed? Werknemers zonder salaris zijn immers de nachtmerrie van iedere werkgever.

 

 

Laat AFAS Payroll het werk efficiënt doen

Om ervoor te zorgen dat de kans op dit doemscenario nihil is, moet de payrollsoftware goed zijn ingericht. Bovendien bespaart dit op termijn tijd en geld. Daarnaast is het zonde wanneer je de uitgave hebt gedaan voor een softwarepakket, je er niet het optimale uithaalt. De software zou juist voor gemak moeten zorgen, toch?

 

Tim van der Esch is Managing Consultant Payroll bij Optimo, partner van AFAS. Hij zorgt er samen met zijn team voor dat de salarisadministratie van de meest uiteenlopende klanten een solide basis krijgt door middel van goed ingerichte software. Zo haalt hij álles voor de klant uit de module Payroll van AFAS Profit. Hoe? Daarvoor heeft hij een aantal jaren geleden een payrollscan ontwikkeld.

 

 

Het ontstaan van de payrollscan

‘In 2014 heeft de afdeling Outsourcing van Optimo de salarisadministratie van een klant overgenomen die later fouten in hun payrollproces bleek te hebben. Dat heeft destijds voor veel vraagstukken en vertraging gezorgd, waar uiteindelijk de klant en onze collega’s niet beter van werden. Ik bedacht mij dat het efficiënt zou zijn om klanten, waarvan wij de salarisadministratie gaan verzorgen, door een scan te halen. Op die manier hebben we in één keer duidelijk welke veranderingen we eerst in de software van de klant moeten doorvoeren, voordat zij overgaan tot outsourcing. We schreven uit waarop we wilden controleren en merkten dat we die lijst eigenlijk op iedere AFAS Payroll klant konden toepassen, of ze nou de outsourcing in wilden of niet. Daar hebben we analyses op gebouwd. Op die manier konden we op een geautomatiseerde wijze de payrollprocessen controleren. Inmiddels kunnen we – afhankelijk van de klant door bijvoorbeeld het aantal cao’s en de eigen gemaakte looncompontenten waarmee de klant werkt – in drie tot zes dagen de hele salarisadministratie controleren.’

 

 

Wat houdt de payrollscan in?

De payrollscan van Optimo controleert de volgende drie onderdelen:

1. De wet- en regelgeving
(de wettelijke regelingen)
Dit zijn de werkgeverspremies, de belastingen, pensioenberekening en andere verzekeringen.

2. Alle arbeidsvoorwaarden
(aanvullende regelingen)
Denk aan verlof, vakantietoeslagen, ouderschapsverlof, loonkorting bij ziekte, stagiaires en andere regelingen.

3. De eigengemaakte looncomponenten
Dit zijn de looncomponenten die door de organisatie zelf of door externe partijen zijn aangemaakt en niet worden onderhouden door AFAS. De ervaring leert dat er bij de salarisverwerking fouten kunnen ontstaan. Optimo kan dit voor een groot deel oplossen en indien nodig is voor jouw organisatie automatiseren.

 

 

Wat levert het uiteindelijk op?

Een investering in tijd en geld doe je om er uiteindelijk beter van te worden en om winst te behalen. Tim vertelt: ‘Met de payrollscan worden alle berekeningen en de hele salarisverwerking onder de loep genomen en eventuele fouten worden eenmalig uitgebreid in kaart gebracht. Op deze manier kun je fouten voorkomen en bijtijds oplossen, zodat je achteraf geen correcties meer hoeft te doen in salarissen. Dat scheelt elke maand een hoop stress op de HR-afdeling en bij de werknemers.

 

Daarnaast wordt de salarisadministratie gecontroleerd op efficiëntie. Welke handelingen kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd met AFAS Payroll? Een simpel voorbeeld: wanneer het aantal werkdagen van een medewerker verandert, veranderen de reiskostenvergoeding en het pensioen ook. Als jouw software goed staat ingericht, voert het systeem automatisch de wijzigingen door.’

 

De scan brengt in kaart waar tijdwinst en gemak kan worden behaald, want dat was ooit de reden waarom je voor een nieuw softwarepakket bent gegaan. Een extra voordeel van het uitvoeren van de scan is dat het correct doorvoeren van de uitkomsten vertrouwen schept bij de accountant. Dit bespaart uiteindelijk uren die de accountant aan de salarisadministratie zou moeten besteden.

 

 

Hoe nu verder?

Wanneer de salarisadministratie wordt uitbesteed aan Optimo, wordt de payrollscan standaard uitgevoerd. Het gebeurt regelmatig dat de scan wordt aangevraagd door organisaties om vooral optimalisatieslagen te maken. In beide gevallen wordt eerst de documentatie opgevraagd. Vervolgens worden de specifieke arbeidsvoorwaarden (zoals ouderschapsverlof) en de eigen gemaakte looncomponenten besproken. Hoe is dit tot nu toe ingericht en hoe kan dit efficiënter?

 

Tim of één van zijn collega’s gaat aan de slag met het uitvoeren van de scan en geeft door middel van kleuren aan welke gegevens juist of onjuist in AFAS Profit staan ingericht. Na het uitvoeren van de scan worden de resultaten besproken en brengt de Payroll Consultant een advies uit. Wanneer een klant kiest voor outsourcing wordt er een projectplan opgesteld over wat er geautomatiseerd moet worden om een gestroomlijnd outsourceproces tegemoet te gaan.

 

Ook wordt het systeem in het vervolg periodiek geoptimaliseerd, bijvoorbeeld met de jaarcontrolescan van Optimo. Een minder uitgebreide, maar wel intensieve scan op specifieke onderdelen die jaarlijks gecheckt moeten worden. Is er geen sprake van outsourcing? Dan zijn er verschillende mogelijkheden. ‘Wij schrijven een projectplan en een consultant van Optimo richt de software correct voor de klant in, of de klant gaat intern aan de slag met de optimalisatieslagen. Zo valt er altijd winst voor de klant te behalen!’, aldus Tim.

 

Meer weten? Download de brochure HR & Payroll.

 

Dit artikel is verschenen in O-Magazine en is in bepaalde alinea’s aangepast, om de meest recente content te bieden.

Tim van der Esch
Managing Consultant