14 augustus 2018
Werknemers zonder salaris zijn de nachtmerrie van iedere werkgever. Om ervoor te zorgen dat de kans op dit doemscenario nihil is, moet AFAS Payroll goed zijn ingericht. Een payrollscan geeft jou duidelijkheid en zekerheid.
Payrollprocessen controleren
Tim van der Esch is Managing Consultant Payroll bij Optimo en zorgt er samen met zijn team voor dat de salarisadministratie van de meest uiteenlopende klanten een solide basis krijgt, door middel van goed ingerichte software. Tim vertelt: ‘In 2014 heeft de afdeling Outsourcing van Optimo de salarisadministratie van een klant overgenomen, die later fouten in het payrollproces bleek te hebben. Dat heeft destijds voor veel vraagstukken en vertraging gezorgd, waar uiteindelijk de klant én onze collega’s niet beter van werden. Ik bedacht mij dat het efficiënt zou zijn om klanten, waarvan wij de salarisadministratie gaan verzorgen, door een scan te halen. Op die manier hebben we in één keer duidelijk welke veranderingen we eerst in de software van de klant moeten doorvoeren, voordat zij overgaan tot outsourcing.
We schreven uit waarop we wilden controleren en merkten dat we die lijst eigenlijk op iedere AFAS Payroll klant konden toepassen, of ze nou de outsourcing in wilden of niet. Daar hebben we analyses op gebouwd. Op die manier konden we op een geautomatiseerde wijze de payrollprocessen controleren. Inmiddels kunnen we in drie tot zes dagen de hele salarisadministratie controleren, afhankelijk van de klant door bijvoorbeeld het aantal cao’s en de eigen gemaakte looncompontenten waarmee de klant werkt.’
Wat controleert de payrollscan?
De payrollscan van Optimo controleert de volgende drie onderdelen:
1. De wet- en regelgeving (de wettelijke regelingen)
Dit zijn de werkgeverspremies, de belastingen, pensioenberekening en andere verzekeringen.
2. Alle arbeidsvoorwaarden (aanvullende regelingen)
Denk aan verlof, vakantietoeslagen, ouderschapsverlof, loonkorting bij ziekte, stagiaires en andere regelingen.
3. De eigengemaakte looncomponenten
Dit zijn de looncomponenten die door de organisatie zelf of door externe partijen zijn aangemaakt en niet worden onderhouden door AFAS. De ervaring leert dat er bij de salarisverwerking fouten kunnen ontstaan. Optimo kan dit voor een groot deel oplossen en indien nodig voor jouw organisatie automatiseren.
Fouten in de salarisverwerking voorkomen
Een investering in tijd en geld doe je om uiteindelijk winst te behalen. Tim vertelt: ‘Met de payrollscan worden alle berekeningen en de hele salarisverwerking onder de loep genomen. Eventuele fouten worden uitgebreid in kaart gebracht. Op deze manier kun je fouten voorkomen en bijtijds oplossen, zodat je achteraf geen correcties hoeft te doen in salarissen. Dat scheelt elke maand een hoop stress bij de werknemers. Daarnaast wordt de salarisadministratie gecontroleerd op efficiëntie. Welke handelingen kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd met AFAS Payroll? Een simpel voorbeeld: wanneer het aantal werkdagen van een medewerker verandert, veranderen de reiskostenvergoeding en het pensioen ook. Als de software goed staat ingericht, voert het systeem automatisch de wijzigingen door.’
De scan brengt in kaart waar tijdwinst en gemak kan worden behaald, want dat was ooit de reden waarom je voor een nieuw softwarepakket bent gegaan. Een extra voordeel van de payrollscan is dat het vertrouwen schept bij de accountant. Dit bespaart uiteindelijk uren die de accountant aan de salarisadministratie zou moeten besteden.
Hoe werkt het?
Wanneer de salarisadministratie wordt uitbesteed aan Optimo, wordt de payrollscan standaard uitgevoerd. Het gebeurt daarnaast regelmatig dat de scan wordt aangevraagd door organisaties om optimalisatieslagen te maken. In beide gevallen wordt eerst de documentatie opgevraagd. Vervolgens worden de specifieke arbeidsvoorwaarden (zoals ouderschapsverlof) en de eigen gemaakte looncomponenten besproken. Hoe is dit tot nu toe ingericht en hoe kan dit efficiënter?
Tim of één van zijn collega’s gaat aan de slag met het uitvoeren van de scan en geeft door middel van kleuren aan welke gegevens juist of onjuist in AFAS Profit staan ingericht. Na het uitvoeren van de scan worden de resultaten besproken en brengt de Payroll Consultant advies uit. Wanneer een klant kiest voor outsourcing, wordt er een projectplan opgesteld over wat er geautomatiseerd moet worden om een gestroomlijnd outsourceproces tegemoet te gaan.
Periodiek optimaliseren
Ook wordt het systeem in het vervolg periodiek geoptimaliseerd, bijvoorbeeld met de controlescan. Een minder uitgebreide, maar wel intensieve scan op specifieke onderdelen die jaarlijks gecheckt moeten worden. Is er geen sprake van outsourcing? Dan zijn er verschillende mogelijkheden: ‘Wij schrijven een projectplan en een consultant van Optimo richt de software correct in, of de klant gaat intern aan de slag met de optimalisatieslagen. Zo valt er altijd winst voor de klant te behalen’, aldus Tim.
Heb je vragen over de payrollscan? Neem gerust contact met ons op.