✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
12 oktober 2017

Als de keuze voor AFAS Profit is gemaakt, en de basisinrichting gereed is, wordt het tijd voor de conversie van data. Dat betekent: de data van het huidige systeem naar het nieuwe systeem verplaatsen. Dit klinkt eenvoudig, maar onderschat het niet. Een externe partij kan het technische gedeelte oppakken, maar inhoudelijk moet je de data tot in detail uitpluizen en controleren op geschiktheid voor AFAS Profit. Dat vraagt voorbereiding!

 

Data in het huidige systeem

Een conversie start bij het huidige pakket. De data die daarin staat, moet worden overgezet. Dat brengt je al bij een eerste keuze. Heb je zelf voldoende kennis van dit pakket? Of heb je een AFAS expert nodig? Prima kunnen werken met een systeem staat namelijk niet gelijk aan kennis hebben van de inrichting en weten hoe je data uit een systeem kunt halen. Het kan voorkomen dat een oud-collega het vorige systeem heeft ingericht en dat alleen dié persoon weet waar bepaalde data staat en met die data verbanden kan leggen. Tevens kan het voorkomen dat er (te) veel mensen in het systeem hebben gewerkt waardoor het is vervuild.

 

 

AFAS Profit expert

Het is niet altijd noodzakelijk dat data één op één geconverteerd wordt naar het nieuwe pakket. Beide systemen werken anders en hebben andere velden. Misschien bevat het oude pakket maatwerk, en zijn diezelfde onderdelen in Profit juist standaard. Indien je geen AFAS Profit expert in huis hebt, is het lastig hier keuzes in te maken en de conversie zelf te begeleiden. Een externe partij als Optimo heeft deze kennis, en vooral ervaring, wel en kan op allerlei fronten adviseren. Onze conversiespecialisten kennen de regels, uitzonderingen en oplossingen binnen AFAS Profit als hun broekzak.

 

 

Verloop conversie

Een dataconversie kan in gang worden gezet als de basisinrichting van AFAS Profit gereed is. Voorafgaand aan de conversie vindt een intake plaats. Daaruit volgt een conversieplan waarin het hele traject staat beschreven. Welke data moet worden geconverteerd? Op welke manier moet dit worden aangeleverd? Welke keuzes zijn tijdens de intake gemaakt? Alle stappen worden toegelicht: van intake, acceptatiefase tot aan de liveconversie. De acceptatiefase dient als een technische controle voor de externe partij én inhoudelijke controle voor de klant. Zo neemt de druk voor de liveconversie af.

 

Een conversie naar AFAS Profit wordt complexer en duurt langer wanneer je te maken hebt met diverse bronsystemen, werkgevers, CAO’s en uiteenlopende werkwijzen binnen verschillende vestigingen. Er wordt uitgegaan van de velden in AFAS Profit, maar in de huidige systemen kunnen hele andere definities worden gebruikt (bijvoorbeeld: gehuwd of getrouwd). Alle data wordt verzameld om volgens met behulp van diverse vertaaltabellen de uiteenlopende gegevens geschikt te maken voor Profit. Resultaat: na de conversie registreren bijvoorbeeld alle vestigingen eenduidig de gegevens.

 

 

Extra ondersteuning

Naast het verzamelen van data voor de conversie blijft het reguliere werk doorgaan. De kernactiviteiten, maar ook de bedrijfsprocessen. Dat oefent druk uit op jouw organisatie. Een tijdelijke medewerker op detacheringsbasis biedt uitkomst. Zo blijven processen als de personeels- en salarisadministratie doorgaan, en hebben andere medewerkers meer ruimte gedurende het conversie- en implementatietraject.

 

 

Optimo

Optimo is de externe partner voor het uitvoeren van een conversie én conversiebegeleiding. Onze conversiespecialisten hebben jarenlange ervaring binnen allerlei branches (zorg, onderwijs, bouw, transport, media en zakelijke dienstverlening) en hebben met veel (complexe) conversies te maken gehad. Zij weten precies wat jou als organisatie te wachten staat en kunnen jou hierin begeleiden. Of het nu gaat om een conversie van gegevens van 100 medewerkers of van 25.000 medewerkers, zoals Optimo onlangs voor Achmea deed.

 

 

Meer weten? Download onze brochure AFAS Consultancy.

Optimo