31 januari 2019
Als AFAS Consultant bij Optimo heeft Chantal Visscher al veel InSite-omgevingen mogen inrichten en optimaliseren voor uiteenlopende klanten. Vanuit haar ervaring weet ze precies waar je tegenaan loopt wanneer je InSite voor het eerst gaat inrichten. Ze geeft je graag wat ‘inside’ information waarmee je direct aan de slag kan!
InSite is het centrale digitale punt van jouw medewerkers. Het is de portal waar alles samenkomt: interne processen, HR-documenten, nieuws en verjaardagen – slechts een greep uit de mogelijkheden. Hoe kun je het intranet van jouw organisatie eigen maken? In deze blog geef ik tips voor kleine aanpassingen die het verschil maken en handige trucs waar je geen expert of websitebouwer voor hoeft te zijn.
Jouw huisstijl in InSite
Laten we beginnen met de uitstraling van de interface. Want naast dat jouw InSite omgeving functioneel goed in elkaar moet zitten, wil het oog natuurlijk ook wat. Zorg dat je in kaart hebt hoe de InSite-omgeving eruit moet zien, voordat een AFAS Consultant óf jijzelf ermee aan de slag gaat.
Een makkelijke stap die meteen effectief is, is het doorvoeren van jouw huisstijl als thema. Een belangrijk onderdeel daarvan is de HEX-codes van de kleuren die bij jouw organisatie horen. Houd deze bij de hand als je het thema van jouw InSite-omgeving gaat instellen. Denk eraan om duidelijke contrasten te gebruiken, zodat je pagina ook toegankelijk is voor mensen die kleurenblind zijn. Om InSite écht eigen en herkenbaar te maken, is het een idee om eigen iconen te (laten) ontwerpen.
Tip: Heb je geen HEX-code van jouw huisstijl, maar wel de RGB van de kleuren? Dan kan je via Google eenvoudig de HEX-code vinden door te zoeken op ‘RGB to HEX’.
Overzichtelijke pagina’s
Als je het thema hebt ingesteld, is het tijd om te bepalen waar welke informatie komt te staan. Daarbij is het goed om de belangrijkste pagina’s zowel in het hoofdmenu, als achter knoppen op de startpagina te plaatsen. Zo is de informatie makkelijk te vinden.
Tip: Witregels houden je pagina clean. Om witregels te creëren kun je tekstvakken gebruiken, maar het is ook mogelijk om marges in te stellen op paginaonderdelen of binnen een sectie(rij).
Zorg er ook voor dat de pagina’s overzichtelijk blijven. Zet dus niet teveel informatie op één pagina. Voeg liever een extra knop toe, met daarachter een nieuwe pagina waar je verdere informatie op zet. Over knoppen gesproken: een cruciaal onderdeel van het inrichten van InSite is de autorisatie. Let erop dat de autorisatie goed staat, zodat bepaalde knoppen niet zichtbaar zijn voor medewerkers die een dergelijke pagina niet mogen benaderen.
Uiteraard moet InSite ook bruikbaar zijn op smartphones en tablets. Houd daar rekening mee door grote afbeeldingen niet zichtbaar te maken in de mobiele versie, of gebruik aparte iconen die niet zichtbaar zijn op de desktopweergave.
Tip: Maak gebruik van de plug-ins van AFAS om bijvoorbeeld social media content of video’s toe te voegen.
Achtergronden instellen
Naast een hoofdachtergrond kun je per pagina een afwijkende achtergrond instellen. Let er hierbij op dat je hoofdachtergrond wel een PNG-bestand mag zijn, maar de afwijkende achtergronden alleen goed werken als het een JPEG of GIF-bestand is. Met een GIF-bestand kan je bijvoorbeeld drie verschillende achtergronden elkaar op laten volgen, waardoor het lijkt op een dynamische banner.
Je kunt achtergronden paginabreed maken, zodat de volledige breedte van het beeldscherm wordt gebruikt, ook wanneer je tekst en/of afbeelding niet paginabreed is. Zelf stel ik vaak een breedte van 1200 pixels in, zodat de site ook goed te benaderen is op een ouder beeldscherm met lagere resolutie.
Tip: Het komt ook wel eens voor dat de achtergrond(kleur) van een pagina verdwenen is of verkeerd staat, dat paginaonderdelen verspringen of dat groeperingen ineens leeg zijn. Probeer dan eens het bewerken af te sluiten en weer opnieuw te openen voordat je grote aanpassingen maakt. Vaak staat alles dan weer goed en was het systeem tijdelijk in de war.
Tip: Via ‘Knipprogramma’ in Windows kan je eenvoudig afbeeldingen kopiëren en vervolgens bewerken in Paint. Heb je een mooie afbeelding gevonden, maar heeft deze geen transparante achtergrond terwijl je dit wel graag wilt? Hier gebruik ik de online image editor voor.
Aanpassen en testen
Wanneer je een bestaande pagina wilt wijzigen, maar nog niet direct wilt publiceren, kan dit op twee manieren:
- Bewerk de pagina en sla je bewerkingen op, maar publiceer deze nog niet. Kies voor ‘Bewerken afsluiten’.
- Kopieer de bestaande pagina en voer je wijzigingen door op de kopiepagina. Wanneer je de kopiepagina wilt publiceren, koppel je de bestaande pagina los van eventuele banners en/of het menu, en koppel je de kopiepagina. Vergeet niet de omschrijving van de kopiepagina aan te passen.
Laat InSite altijd even testen door een paar collega’s. Zo weet je zeker dat je een toegankelijke pagina hebt neergezet.
Tip: Bij de testomgeving van Profit wordt ook een test-url voor InSite geleverd. In de testomgeving van InSite kun je van alles uitproberen, zonder dat je iets in de live-omgeving wijzigt.
Kom je er niet uit of loop je tegen zaken aan die je wilt laten uitzoeken door een AFAS Consultant?
Voel je vrij om mij een vraag te stellen op mijn specialistenpagina.