AFAS Control Framework: Grip op certificeringen en compliance

Zoek je een manier om de kwaliteit van je organisatie te verbeteren en klanten meer vertrouwen te geven? Met het Control Framework van AFAS wordt het proces van certificeringen en audits eindelijk gestroomlijnd, overzichtelijk en efficiënt. Hoe werkt dit en wat levert het jouw organisatie op?

Wat is het AFAS Control Framework?

Het Control Framework is een geïntegreerde module binnen AFAS die je organisatie helpt bij het beheren van certificeringen, audits en compliance-verplichtingen. Deze Governance, Risk & Compliance (GRC) tool stelt je in staat om risico’s, rapportage-eisen en verantwoordelijkheden op één plek vast te leggen en te bewaken.

De module bevat standaard frameworks voor certificeringen zoals ISO 27001 en CSRD. Je kunt deze direct gebruiken of aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Daarnaast kun je ook zelf eenvoudig frameworks toevoegen voor (branche)specifieke certificeringen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het Control Framework werkt via deze belangrijke functies:

• Centrale informatieopslag: Alle gegevens over risico’s, beheersmaatregelen en certificeringen staan op één plek, wat zorgt voor overzicht en structuur.
• Geautomatiseerde workflows: Taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen via workflows. Zo is altijd duidelijk wie wat moet doen en wanneer.
• Frameworks én maatwerk: AFAS levert vooraf gedefinieerde normen en controls (bijvoorbeeld voor ISO 27001) die je kunt aanpassen aan je eigen situatie. Daarnaast kun je ook je eigen frameworks toevoegen.
• Auditorvriendelijk: Het Control Framework heeft een speciale InSite-pagina per certificering, verzameld op de kwaliteitsmanagement-pagina. Auditors krijgen beperkte toegang tot deze pagina’s, waar ze alle relevante informatie kunnen inzien en vragen kunnen stellen.

Wat levert het Control Framework jouw organisatie op?

1. Centrale dossieropbouw en inzicht

Het framework biedt een centrale plaats voor alle informatie in plaats van mapjes op een schijf. De workflows zorgen ervoor dat AFAS weet wanneer welke taak gestart moet worden en bij wie. Dit geeft je meer grip op het bewaken en bijhouden van informatie en biedt inzicht in de voortgang.

2. Duidelijke structuur en inzicht

Je ziet in één oogopslag de status van certificeringen, openstaande taken en verantwoordelijken.

3. Efficiëntere audits

Auditors krijgen direct toegang tot relevante gegevens via speciale InSite-pagina’s, wat het auditproces versnelt en vereenvoudigt.

4. Betere samenwerking

Het framework verbetert de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Ieders rol is duidelijk, en taken worden automatisch toegewezen.

5. Compliance met meer overzicht

De frameworks en geautomatiseerde workflows maken het eenvoudiger om te voldoen aan complexe wet- en regelgeving zonder extra tools zoals Excel.

Voor wie is het Control Framework ideaal?

Het Control Framework is geschikt voor organisaties die:

• Werken met AFAS en aan de slag zijn of willen gaan met ISO, CSRD of andere audits of certificeringen
• Grip en inzicht willen krijgen op hun complianceprocessen
• Efficiënter willen omgaan met audits en certificeringen
• Duidelijkheid willen over taken en verantwoordelijkheden rondom compliance
• Risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen gestructureerd willen beheren

Aan de slag met het Control Framework

De implementatie van het Control Framework bestaat uit verschillende fasen. Optimo ondersteunt je hierbij met een team van ervaren ERP-consultants die het hele traject begeleiden:

• Workshop: Kennisoverdracht en gezamenlijk uitdenken van je proces
• Inrichting: Opzetten van een workflowproces en schrijven van een werkinstructie
• Testen: Gezamenlijk testen van de processen met betrokken afdelingen
• Nazorg: Ondersteuning na de implementatie
• Doorontwikkeling: Evaluatie na de eerste audit voor verdere optimalisatie

Het belangrijkste doel is kennisoverdracht, zodat je organisatie het Control Framework zelfstandig kan onderhouden met minimale externe ondersteuning.

Het resultaat: een compliance-systeem dat je organisatie helpt het gehele proces overzichtelijk en efficiënt te maken.

Wil je meer weten over het Control Framework van AFAS en hoe Optimo je hierbij kan begeleiden? Neem dan contact op voor meer informatie of advies.