7 veelgestelde vragen over Optimo als consultancy partner

De accountmanagers van Optimo krijgen allerlei vragen voor hun kiezen van (nieuwe) klanten over software-inrichting en interne processen. Hoewel iedere organisatie tegen andere uitdagingen aanloopt, komen veel vragen toch op hetzelfde neer: ik heb hulp nodig van een consultancy partner, want ik kan het niet allemaal zelf. Volkomen logisch! In deze blog geeft Vincent Schoonbeek antwoord op zeven veelgestelde vragen over Optimo als consultancy partner.

1. Ik werk nog niet met AFAS Profit als ERP-systeem, maar wil dit misschien gaan doen. Kan Optimo adviseren of AFAS Profit bij mijn organisatie past?

Om te beginnen: goede vraag! De organisatie verandert en je denkt na over een oplossing die past bij jouw huidige én toekomstige situatie. De vraag die ik je meteen terug wil stellen is dan ook: waarvoor wil je de software gebruiken? Ik ben benieuwd waar je tegenaan loopt, zodat wij met je mee kunnen denken. Nadat we dit samen besproken hebben en het blijkt dat AFAS Profit een geschikt systeem zou kunnen zijn voor jouw bedrijf, schakel ik met een accountmanager van AFAS zelf. Ik licht diegene in over jouw vraagstuk en plan een gezamenlijke afspraak in op jouw locatie, om een demo te geven. Hierin nemen we je mee in de mogelijkheden van AFAS Profit en gaan we specifiek in op jouw vraagstuk.

Je zit dan nergens aan vast. We vinden het leuk om je te vertellen over wat allemaal kan in AFAS Profit, maar jíj maakt uiteraard de keuze voor het softwarepakket dat het beste bij je past. Ga je voor AFAS Profit, dan staan wij als AFAS Partner te springen om de implementatie voor je te verzorgen!

2. Ik ga beginnen met de implementatie. Moet ik hiervoor extra capaciteit inplannen?

Ligt eraan. Heb jij flink wat AFAS-kennis in huis en neem je rustig de tijd om de software te implementeren (denk aan een periode van een half jaar), dan zal extra capaciteit minder nodig zijn. Grote kans dat jij je echter niet in zo’n luxe positie bevindt. Want wil je dit in een korte tijd voor elkaar krijgen (een gemiddelde implementatie neemt zo’n drie tot vier maanden in beslag), dan kan het handig zijn om kennis en advies in te huren bij een consultancy partner.

Begeleiding en extra handjes

Wij kunnen je helpen bij de keuzes die je in korte tijd moet maken. Ook leveren we extra handjes om jouw deadline te halen. Dit noemen we implementatiebegeleiding. Wist je dat na elke consultancydag drie ‘huiswerkdagen’ volgen? Jouw huiswerk bestaat uit het testen van de nieuwe inrichting, het uitzoeken van extra informatie, enzovoort. Reken zelf maar uit: heb jij tijd om hier iemand voor vrij te spelen? Want de reguliere werkzaamheden lopen ook door. Je kunt dit capaciteit tekort op twee manieren oplossen: je huurt een AFAS consultant in die het huiswerk uitvoert, of je kiest voor detachering en laat de dagelijkse werkzaamheden tijdelijk door onze vakexperts uitvoeren. Lees bijvoorbeeld in deze blog hoe een vakexpert jou kan helpen bij de AFAS implementatie.

3. Ik ben klaar met de implementatie. Kan ik nu zelfstandig verder, zonder consultancy partner?

Wanneer deze vraag aan mij gesteld wordt, vertel ik het volgende: hoewel iedere organisatie uniek is, hebben de interne processen vaak overeenkomsten. Die processen zijn negen van de tien keer prima te automatiseren. Een consultant weet door ervaring en best practises precies hoe dat voor jou gaat werken. Daarom is regelmatig een consultant op locatie van toegevoegde waarde. Maar als je die kennis zelf in huis hebt, moet je daar natuurlijk van profiteren!

De toegevoegde waarde van een AFAS consultant
Een consultant is consultant geworden omdat hij 1) software kan inrichten en 2) advies kan geven over hóe je het inricht. Soms is de eerste stap niet hoe het proces in AFAS Profit moet worden ingericht, maar hoe het in de organisatie anders moet verlopen. Vervolgens kunnen we dit logische proces met AFAS Profit automatiseren. Inrichten kan in principe iedereen leren; de toegevoegde waarde van een consultant zit ’m in het advies. Je betaalt niet voor de oplevering, maar de denkwijze om tot die inrichting te komen.

Blijven ontwikkelen
Wanneer je als organisatie niet jaarlijks kijkt hoe je gaat doorontwikkelen, sta je stil. Jouw organisatie bestaat uit mensen, processen en systemen. Het mooie is dat systemen de taken van mensen steeds meer uit handen kunnen nemen. Je kunt dus stellen dat je de organisatie inricht ín het systeem. Elk bedrijf claimt tegenwoordig dat de ontwikkeling van medewerkers centraal staat. Als jouw mensen zich ontwikkelen, maar je systeem niet, dan ga je alsnog niet vooruit.

Geen consultancyinfuus
Natuurlijk is het makkelijk voor mij om te zeggen dat je altijd het beste een consultant kunt inschakelen. Maar wij willen te allen tijde voorkomen dat jij vast komt te zitten aan een ‘consultancyinfuus’. Daarom dragen onze consultants hun kennis aan jou over, door je actief te betrekken bij hun werkzaamheden en beslissingen. Zo leer je de software met de dag een beetje beter kennen, waardoor je uiteindelijk zoveel mogelijk zelf kunt doen!

4. Ik werk al een tijdje met het systeem. Hoe weet ik of ik AFAS Profit optimaal gebruik?

Ook al werk je een hele tijd zelfstandig met AFAS Profit; wanneer je tegen de grenzen van je eigen kennis aanloopt, kun je niet zien wat de mogelijkheden zijn. Daarom kun je onze consultants ook inschakelen voor een dubbelcheck. Er komt iemand een dagje met je meelopen en meekijken: hoe lopen de processen en is dat ideaal? Waar gaat veel tijd in zitten en waar denk je zelf dat de zaken efficiënter kunnen? We geven advies over wat je kunt verbeteren. Je kunt de optimalisatieslagen vervolgens zelf inrichten, maar je kunt ook de consultant vragen het te doen.

5. Kan ik andere systemen koppelen met AFAS Profit?

AFAS biedt de mogelijkheid om de software te verrijken met andere systemen door middel van koppelingen. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met instanties zoals de Arbo Unie, of met branche specifieke systemen zoals planningspakketten of roosterpakketten.

Voorbeeld: urenregistratie en roostersysteem

Een vrachtwagenchauffeur heeft geen werkdag van negen tot vijf. Zijn uren worden bijgehouden in een urenregistratiesysteem. Die uren worden middels een koppeling verstuurd naar de AFAS software, waarbij de uren automatisch verrekend worden met het salaris. Of moet je bijvoorbeeld een planning maken voor jouw ploegendiensten in de bakkerij? Dan kijk je in jouw roostersysteem welke medewerkers op maandag, dinsdag en woensdag werken en hoeveel uur per dag zij beschikbaar zijn. Die planning wordt weer doorgestuurd naar AFAS Profit, waarbij AFAS Profit op z’n beurt het verlof en verzuim terug communiceert. Hiermee kun jij rekening houden in de planning. Dit heen en weer ‘gepraat’ gebeurt automatisch en scheelt jou veel tijd; je hoeft nooit meer twee systemen naast elkaar te vergelijken of gegevens dubbel in te voeren.

Wil je weten of een koppeling tussen AFAS Profit en jouw systeem mogelijk is? Team Data & Control komt graag bij je langs om jouw wensen voor de koppeling te inventariseren, realiseren en te onderhouden. Hoe lang zo’n project duurt, verschilt per aanvraag. Dit bepalen we uiteraard samen in goed overleg.

6. Kan ik bij Optimo ook terecht voor korte vragen over AFAS Profit, zonder consultancydag?

Omdat wij dit soort vragen vaak kregen, hebben we Consultancy op afstand ontwikkeld. Op de consultancydesk staat een team van consultants klaar dat jouw vraag op afstand kan behandelen. Je hoeft dan ook geen consultancydag in te plannen. Ideaal als jij je eigen functioneel beheerder in huis hebt, die af en toe inhoudelijk wil sparren zodat hij daarna zelf weer verder kan. Het functioneel beheer kun je overigens ook beleggen bij de consultancydesk.

7. Ik ben ondertussen erg bedreven in AFAS Profit en wil graag mijn kennis en kunde verder inzetten. Kan ik bij Optimo aan de slag?

Ja natuurlijk, graag zelfs! We kunnen goede mensen altijd gebruiken. Bekijk op onze vacaturepagina of er voor jou een leuke functie tussen staat, of neem even contact met mij op. Ik vertel je met plezier meer over werken bij Optimo!

Is jouw vraag nog niet beantwoord of wil je verder praten over Optimo als consultancy partner? Stuur mij een berichtje via het contact formulier.