✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
18 augustus 2020

In eerdere blogs behandelden we al een selectie van nieuwe functionaliteiten in Profit 15 per vakgebied HRM, Payroll en ERP/Financieel. In deze blog duikt AFAS Consultant Erik van Spijker in een paar mooie verbeteringen voor ERP/Financieel die nog niet aan bod zijn gekomen, maar wél extra aandacht verdienen!

 

In mijn vorige blog over Profit 15 beschreef ik vijf nieuwe functionaliteiten die mooie kansen bieden voor procesoptimalisatie. Maar dat was nog niet alles! Vijf andere functionaliteiten die bijdragen aan efficiënte, geautomatiseerde processen zijn:

  • Cursusbevestiging met agenda-afspraak;
  • Week kopiëren bij urenboeken;
  • Roostercontrole bij urenboeken InSite;
  • E-facturen inlezen via Azure;
  • Optimalisatie geplande taken.

 

Onder iedere functionaliteit die ik behandel, verwijs ik naar de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp. Zo kun je zelf met de inrichting aan de slag. Wil je ondersteuning bij het optimaal inrichten én gebruiken van Profit 15, of mis je toelichting over een ander onderwerp? Neem contact met mij op via mijn specialistenpagina of met één van mijn collega’s. We helpen je graag! Laten we beginnen.

 

 

1. Cursusbevestiging met agenda-afspraak

Een veelgehoord verzoek is met de komst van Profit 15 eindelijk gerealiseerd: het automatisch meesturen van een Outlook agenda-afspraak met een cursusbevestiging (.ICS bestand). Nu hoeft een cursusdeelnemer niet meer zelf handmatig een agenda-afspraak aan te maken op basis van de cursusbevestiging. Dat scheelt tijd én menselijke fouten.

 

De automatische cursusbevestiging is te activeren binnen de eigenschappen van de cursus. Vanuit het tabblad ‘Berichten’ is bij het berichttype genaamd ‘Bevestiging’ het bijbehorende veld aan te vinken. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.

 

2. Week kopiëren bij urenboeken

Nog een handig nieuwtje: het is nu mogelijk om binnen het urenboeken in de kalenderweergave een voorgaande week te kopiëren. Dit is nuttig voor organisaties die interne uren registreren van stafmedewerkers of andere interne afdelingen. Deze functionaliteit maakt het registreren van weken met een vergelijkbaar patroon een stuk gebruiksvriendelijker.

 

Met de actie wordt de voorgaande week gekopieerd op basis van een best effort methode. Is een project in de huidige week niet meer beschikbaar, dan worden deze uren niet naar de huidige week gekopieerd. Alle logica van de boekingslay-out blijft behouden. Daarmee worden de tarieven en andere vrije inrichting binnen de nieuwe week opnieuw geregistreerd. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.

 

 

3. Roostercontrole bij urenboeken InSite

Het is nu ook mogelijk om een afwijkende roostercontrole in te stellen binnen het urenboeken in de kalenderweergave. De manier van roostercontrole is in te stellen in de eigenschappen van de betreffende boekingslay-out. Op het moment dat de medewerker de week wil afsluiten, zal deze controle een melding geven.

 

Door verschillende boekingslay-outs te autoriseren aan verschillende gebruikersgroepen, kunnen afwijkende controles worden gehanteerd. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om voor interne medewerkers een andere controle te hanteren, dan voor de medewerkers die uren registreren die doorbelast moeten worden. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.

 

 

4. E-facturen inlezen via Azure

Vanaf Profit 15 is het mogelijk om inkomende e-facturen in te lezen vanuit Exchange Azure AD. Hiermee voorziet Profit in een alternatief op de aangekondigde uitfasering van POP3 als protocol door Microsoft. Als je facturen inleest vanuit een Office 365 mailbox, zal deze functionaliteit op den duur gebruikt moeten worden. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.

 

 

5. Optimalisatie geplande taken

Tot slot is in Profit 15 het nodige verbeterd binnen de geplande taken. Je kunt nu meerdere tijdstippen instellen op één taak, en opeenvolgende taken instellen.

 

Meerdere tijdstippen binnen één taak

Voor diverse types geplande taken is het nu mogelijk om vier tijdstippen in te stellen op één taak. Voorheen was dit alleen te realiseren door meerdere geplande taken aan te maken, met verschillende tijdstippen van uitvoeren. Omdat je binnen Profit maar een beperkt aantal geplande taken mag aanmaken, kan dit al snel beperkingen opleveren. Het is mogelijk om AFAS te verzoeken meer geplande taken beschikbaar te stellen op je licentie, maar dit zal minder vaak noodzakelijk zijn nu je per geplande taak vier tijdstippen kan opgeven.

 

De mogelijkheid om meerdere tijdstippen te selecteren is helaas niet voor elke geplande taak beschikbaar. Op het moment van schrijven is het beschikbaar voor:

  • Signalen genereren;
  • Arbo-berichten genereren;
  • Communicatieservice verzenden en ontvangen;
  • Externe berichten verwerken;
  • Fiscale berichten genereren;
  • MijnGeldzaken synchroniseren;
  • Mutaties per integratiesoort journaliseren;
  • Periodiek toekennen;
  • Status verzonden e-mails synchroniseren.

 

Maak je gebruik van de geplande taken, ga dan na of je meerdere tijdstippen wilt gebruiken. Gebruik je dit nog niet en lees je voor het eerst over het bestaan van dit signaal? Stuur mij gerust een bericht. Ik geef je met plezier meer uitleg over geplande taken!

 

Voorlopig kunnen we voor de andere types geplande taken nog geen hogere frequentie instellen. Zou je dit toch graag willen? Geen zorgen; je kunt dan gebruikmaken van de volgende optimalisatie binnen geplande taken: het instellen van opeenvolgende taken.

 

Opeenvolgende taken instellen

Het is vanaf Profit 15 mogelijk om geplande taken elkaar te laten opvolgen. Zo wordt een taak pas gestart als een voorgaande taak is afgerond. Met deze functionaliteit is beter te borgen dat gegevens actueel zijn, voordat je bijbehorende analyses of dashboards gaat publiceren. Daarnaast kunnen we ook de geplande taken die we niet op vier tijdstippen kunnen instellen, alsnog op vier tijdstippen laten draaien door ze via opeenvolgende taken aan elkaar te koppelen. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.

 

 

Meer nieuwe functionaliteiten in Profit 15

Mijn collega’s en ik hebben in onze blogs de belangrijkste nieuwe functionaliteiten van Profit 15 behandeld op het gebied van HRM, Payroll en ERP/Financieel. Wil je álle nieuwe functionaliteiten inzien? Bekijk dan het overzicht van AFAS over Profit 15. Optimo helpt je graag bij het inrichten van een functionaliteit waarvan jij enthousiast bent geworden!

 

Erik van Spijker
AFAS Consultant